01/2025: Neuerungen Reisespesen und PKW an Mitarbeiter
Es wurden einige Neuerungen mit unmittelbarer praktischen Auswirkungen eingeführt, mit diesem Rundschreiben möchten wir Sie darüber informieren.
Die Neuerungen betreffen die Verpflichtung zur nachverfolgbaren Zahlung der Spesenrückvergütungen an Mitarbeiter, aber auch der vom Unternehmen getragenen Rapräsentationsspesen. Nicht nachverfolgbar gezahlte (durch Mitarbeiter) oder rückvergütete (Unternehmen) Reisespesen sind für die Mitarbeiter zu versteuern und für das Unternehmen nicht abziehbar.
Diese Verpflichtung zur Nachverfolgbarkeit der Zahlungen für Reisespesen gilt auch für Freiberufler, sowohl für deren eigenen Reisespesen als auch jene der Mitarbeiter.
Verändert wurden auch die Werte des Fringe Benefit im Zusammenhang mit der Überlassung von Pkw an die Mitarbeiter.
1.1 Verpflichtung zur nachvollziehbaren Zahlung von Reisespesen der Mitarbeiter und Freiberufler sowie der Repräsentationsspesen
Das Haushaltsrahmengesetz führt ab 2025 (bzw. ab dem Steuerzeitraum beginnend nach dem am 31.12.24) eine allgemeine Verpflichtung ein, Kosten für Verpflegung, Unterkunft, Reisen oder Transport mit anderen Verkehrsmitteln als öffentlichen (wie Taxi oder Mietwagen mit Fahrer) per Bank- oder Postüberweisung oder anderen nachverfolgbaren Zahlungsmitteln (Kredit- und Debitkarten, Prepaid-Karten, Schecks) zu bezahlen.
Kilometergeld scheint von dieser Verpflichtung ausgenommen, es wird jedoch empfohlen, auch diese mit nachverfolgbaren Zahlungsmitteln zu bezahlen.
Ebenso wird eine Pflicht zur nachverfolgbaren Bezahlung von Repräsentationskosten eingeführt.
Die identischen Bestimmungen gelten auch für die Freiberufler für die eigenen weiterbelasteten Reisespesen als auch jene deren Mitarbeiter. Die Bestimmung zu den Repräsentationsspesen gilt nicht für Freiberufler, sondern nur für Unternehmen.
Werden diese Spesen und deren Rückvergütung nicht mit nachverfolgbaren Zahlungsmitteln bezahlt, so sind diese für die Mitarbeiter zu besteuern und für den Arbeitgeber nicht abziehbar.